Privatlivspolitik

Dataansvarlig

Brdr. Christiansen, CVR 18697491
Skagensvej 57, Tversted, 9881 Bindslev
Telefon 69 13 69 69 · info@brdr-christiansen.dk

Har du spørgsmål til, hvordan vi behandler dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte os.

Når du booker en fremvisning eller beder om en lejekontrakt

Vi gemmer dit navn, dit telefonnummer, din e-mail, den tid eller indflytningsdato, du ønsker, og din eventuelle kommentar. Det bruger vi til at planlægge fremvisningen og behandle din ansøgning.

Før vi tager imod forespørgslen, sender vi en SMS-kode til dit nummer for at sikre, at nummeret er dit. Selve koden gemmes ikke, men vi gemmer, at der er sendt en SMS til nummeret.

Når du udfylder dine oplysninger til lejekontrakten

Til selve lejekontrakten skal vi bruge dit navn, din adresse, postnummer og by, telefonnummer og CPR-nummer (eller CVR-nummer, hvis du lejer som virksomhed).

Dit CPR-nummer krypteres i databasen, så snart du sender det, og gemmes aldrig i klartekst. De fire sidste cifre gemmes ukrypteret, så vi kan genkende nummeret uden at åbne det. Kun de medarbejdere, der laver lejekontrakter, kan se det.

Vi spørger også, om du står i RKI, og om du vil betale depositum i rater. Svarer du nej til RKI, tjekker kontoret det i RKI, før vi sender lejekontrakten. Svarer du ja, skriver du kort hvorfor – så tjekker vi ikke, men kontoret vurderer det. Dit svar og din forklaring krypteres og ses kun af de medarbejdere, der laver lejekontrakter.

Når du underskriver lejekontrakten

Du underskriver digitalt via et personligt link, der udløber efter 14 dage. Vi gemmer det navn, du skriver, din tegnede underskrift, tidspunktet og dit valg vedrørende elaftalen. Den underskrevne kontrakt gemmes som PDF og sendes til dig på mail. Vi gemmer ikke din IP-adresse sammen med underskriften.

Når du ringer til os

Opkald til os besvares af en digital telefonassistent – ikke et menneske. Samtalen bliver optaget. Vi gemmer dit telefonnummer, en skriftlig udskrift af samtalen og et kort resumé, som bliver lavet automatisk af kunstig intelligens. Selve lydoptagelsen ligger hos vores leverandør af telefonassistenten (Vapi); vi gemmer et link til den. Det bruger vi til at følge op på det, du ringede om – for eksempel at booke en fremvisning, oprette en sag eller give en medarbejder besked om at ringe dig op. Vi bruger også samtalerne til at gøre telefonassistenten bedre.

Er du lejer, kan du se dine opkald og resuméet i lejerportalen. Udskriften og lydoptagelsen ser kun vores medarbejdere.

Som lejer

I lejerportalen logger du ind med e-mail og adgangskode eller med en engangskode på SMS. Vi gemmer dine lejemål, dokumenter, opkrævninger og betalinger, de sager og henvendelser, du opretter (også billeder og filer, du sender med), og hvornår du sidst var logget ind.

Når du flytter ind og ud, gemmer vi rapporterne fra synene og din egen liste over fejl og mangler.

Når du opsiger dit lejemål i portalen, gemmer vi datoerne, din nye adresse, det telefonnummer, vi må ringe til om fremvisning, og den konto, dit depositum skal sendes til. Kontonummeret krypteres, så kun kontoret kan se det. Du bekræfter med en kode på SMS; selve koden gemmes ikke. Opsigelsen og kvitteringen gemmes som en del af dit lejemål.

Du kan logge ind i portalen, til 14 dage efter at opgørelsen af dit depositum er gjort færdig. Derefter lukker vi din adgang, men oplysningerne om lejemålet gemmer vi, som beskrevet under «Hvor længe vi gemmer oplysningerne».

Beskeder, vi sender

Når vi sender dig en SMS eller e-mail – en bekræftelse, en påmindelse eller et link – gemmer vi en log over, hvad der er sendt til hvem og hvornår, så vi kan se, om beskeden er nået frem.

Hvorfor vi må behandle oplysningerne

• For at kunne indgå og opfylde en lejeaftale med dig – fremvisning, lejekontrakt, husleje, sager, syn, opsigelse og opgørelse (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
• For at overholde regler, vi skal følge – for eksempel bogføringsloven og lov om leje (artikel 6, stk. 1, litra c).
• Fordi vi har en berettiget interesse i at kunne besvare og følge op på opkald og henvendelser, i at tjekke RKI før vi lejer ud, og i at gøre vores service bedre (artikel 6, stk. 1, litra f).
• CPR-nummeret bruger vi kun til lejeaftalen og til at identificere dig entydigt (databeskyttelseslovens § 11). På selve kontrakten vises kun de fire sidste cifre.

Leverandører, der behandler oplysninger for os

Vi bruger disse leverandører til at drive hjemmesiden og vores systemer:

• Vercel – hosting af hjemmesiden
• Supabase – database, log ind og opbevaring af dokumenter
• Twilio – afsendelse af SMS, også engangskoder
• Resend – afsendelse af e-mail
• Vapi – telefonassistenten, herunder optagelse og udskrift af opkald
• OpenAI og Anthropic – sprogmodeller, der fører telefonsamtalen og laver resuméet af den
• Microsoft – vores e-mailpostkasse og medarbejdernes login

Leverandørerne må kun bruge oplysningerne til at løse opgaven for os. Flere af dem er amerikanske virksomheder, og oplysninger kan derfor blive behandlet uden for EU. Vi sælger aldrig dine oplysninger og bruger dem ikke til reklame.

Hvor længe vi gemmer oplysningerne

Vi må kun gemme oplysninger, så længe vi har brug for dem. Nogle skal vi gemme længe: regnskab og bilag skal efter bogføringsloven gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret, og oplysninger om et lejemål kan vi få brug for, hvis der bliver uenighed om lejemålet bagefter.

Vi er ved at fastsætte faste slettefrister for resten – for eksempel opkald og forespørgsler, der ikke blev til et lejemål. Indtil de står her, bliver oplysningerne ikke slettet automatisk – de gemmes, indtil vi sletter dem. Vil du have dine oplysninger slettet, så skriv til os, så vurderer vi, hvad vi må og skal gemme, og svarer dig.

Cookies

Hjemmesiden bruger kun de cookies, den har brug for: én, der husker om du har valgt lyst eller mørkt tema, og de cookies, der holder dig logget ind i lejerportalen. Vi bruger ingen cookies til statistik eller markedsføring.

Kortet på boligsiderne kommer fra OpenStreetMap. Det gemmer ingen cookies, men din browser henter kortet direkte derfra, så OpenStreetMap ser din IP-adresse. Se hele listen på siden om cookies.

Dine rettigheder

Du har ret til at:

• se de oplysninger, vi har om dig (indsigt)
• få forkerte oplysninger rettet
• få oplysninger slettet, når vi ikke længere må eller skal gemme dem
• få behandlingen begrænset, mens vi ser på en indsigelse
• gøre indsigelse mod en behandling, vi laver, fordi vi har en berettiget interesse
• få de oplysninger, du selv har givet os, i en fil, du kan tage med (dataportabilitet)

Skriv til os på info@brdr-christiansen.dk. Vi svarer normalt inden for en måned.

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.